Gotowy szablon podpisu z logo, wybór między obrazem linkowanym a osadzonym oraz testy w Outlooku, Gmailu i na telefonie - bez rozjeżdżonego układu.
Podpis e-mail z logo musi spełniać cztery warunki, żeby wyglądał tak samo wszędzie: układ zbudowany na tabeli (nie na nowoczesnym CSS), style wpisane bezpośrednio w znaczniki, jedno małe logo o szerokości 100-200 pikseli oraz dane firmy jako tekst, nigdy jako obrazek. Całość nie powinna przekraczać 500 pikseli szerokości.
Poniżej: dlaczego poczta rządzi się innymi prawami niż strona internetowa, gotowy szablon do wklejenia, porównanie dwóch sposobów wstawienia logo (z konsekwencjami, o których mało kto uprzedza), instrukcje instalacji w popularnych programach oraz lista testów przed wdrożeniem podpisu w całej firmie.
Programy pocztowe nie są przeglądarkami. Każdy renderuje HTML po swojemu i obsługuje tylko wycinek współczesnych możliwości - Gmail publikuje własną listę wspieranych właściwości CSS, a klasyczny Outlook dla Windows przez lata składał wiadomości silnikiem od dokumentów tekstowych, nie od stron WWW. Efekt jest zawsze ten sam: układ, który świetnie wygląda w przeglądarce, w poczcie potrafi się rozsypać.
Dlatego podpisów nie buduje się nowoczesnymi technikami. Wraca się do metod sprzed dwóch dekad - tabel i stylów wpisanych bezpośrednio przy każdym elemencie - bo tylko one działają wszędzie. To nie zacofanie, tylko jedyny sposób na przewidywalny wynik.
Są dwie drogi i każda ma inną cenę:
| Obraz linkowany z serwera | Obraz osadzony w wiadomości | |
|---|---|---|
| Jak działa | znacznik img wskazuje plik na Twoim hostingu | plik podróżuje wewnątrz każdej wiadomości |
| Waga maila | znikoma | powiększona o rozmiar logo, przy każdej wiadomości |
| Widoczność | po zgodzie odbiorcy na wyświetlanie obrazów | natychmiastowa |
| Skutek uboczny | brak | w wielu programach logo pojawia się też jako załącznik |
| Aktualizacja | podmieniasz plik i zmienia się wszędzie | stare wiadomości zostają ze starym logo |
Zalecamy wariant pierwszy: wgraj logo na własny hosting (na przykład pod adres twojadomena.pl/mail/logo.png) i wskaż je w podpisie pełnym adresem. To, że część programów pokazuje obraz dopiero po kliknięciu „wyświetl obrazy", jest normalne i dotyczy każdego nadawcy - dlatego właśnie dane firmy muszą być tekstem, który widać zawsze.
Wariant drugi kusi natychmiastową widocznością, ale doklejany załącznik przy każdej wiadomości irytuje odbiorców i zaśmieca ich skrzynki. Czego nie robić nigdy: linkować logo z cudzych serwerów i serwisów do przechowywania plików - kiedyś zniknie, a wtedy w każdej wysłanej wiadomości zostanie ikona uszkodzonego obrazka.
Minimalny, sprawdzony układ: tabela z dwiema kolumnami - logo po lewej, dane po prawej.
<table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0">
<tr>
<td style="padding-right:14px;vertical-align:top">
<img src="https://twojadomena.pl/mail/logo.png"
width="120" alt="Twoja Firma">
</td>
<td style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:13px;
color:#333333;line-height:1.5">
<strong>Jan Kowalski</strong> - stanowisko<br>
Twoja Firma sp. z o.o.<br>
tel. 600 000 000 |
<a href="https://twojadomena.pl">twojadomena.pl</a>
</td>
</tr>
</table>Zwróć uwagę na trzy szczegóły: atrybut alt przy obrazku (to on wyświetli się, gdy odbiorca nie pobierze grafiki - wpisz tam nazwę firmy, nie słowo „logo"), kolor tekstu podany jawnie oraz brak wymiaru wysokości przy obrazku, dzięki czemu proporcje pozostaną nienaruszone.
Pamiętaj o danych wymaganych przepisami - spółki muszą podawać w korespondencji między innymi numer KRS, NIP i sąd rejestrowy. Pełną listę wraz z gotowymi wzorami dla różnych form działalności zbiera tekst o stopce maila firmowego i przepisach.
W firmie zatrudniającej kilka osób warto przygotować jeden wzór i rozesłać go współpracownikom razem z instrukcją, zamiast pozwalać każdemu tworzyć własny. Spójny podpis w całym zespole wygląda jak firma, zbiór różnych - jak grupa freelancerów.
| Objaw | Przyczyna |
|---|---|
| Odbiorca widzi pustą ramkę zamiast logo | zablokowane obrazy albo plik usunięty z serwera |
| Logo wyświetla się gigantyczne | brak atrybutu width albo skalowanie samym CSS |
| Podpis rozjeżdża się na telefonie | szerokość powyżej 500 pikseli |
| Logo znika na ciemnym motywie | przezroczyste tło i ciemna grafika |
| Do każdej wiadomości dolatuje załącznik | obraz osadzony zamiast linkowanego |
| Dane kontaktowe nie do skopiowania | cały podpis wstawiony jako jeden obrazek |
| Wiadomość trafia do spamu po dodaniu podpisu | ciężka grafika przy krótkiej treści, linki skracaczami |
Ostatni wiersz zdarza się rzadziej, niż się o nim mówi, ale bywa realny: wiadomość złożona z jednego zdania i wielkiego obrazka wygląda dla filtrów podejrzanie. Jeśli podejrzewasz taki problem, przyczyny sprawdź w kolejności opisanej w tekście dlaczego maile trafiają do spamu.
Podpis to detal większej całości - profesjonalnej poczty na własnej domenie. Resztę układanki spina przewodnik Poczta firmowa od A do Z oraz nasz hosting poczty ze skrzynkami bez dopłat.
Bo większość programów pocztowych domyślnie blokuje pobieranie obrazów z zewnętrznych adresów - to zabezpieczenie przed śledzeniem, nie błąd po Twojej stronie. Dotyczy wszystkich nadawców i dlatego właśnie dane kontaktowe muszą być tekstem. Upewnij się tylko, że plik faktycznie leży pod podanym adresem i otwiera się w przeglądarce.
PNG przy logo z ostrymi krawędziami i tekstem, JPG przy zdjęciach. Szerokość 100-200 pikseli w podpisie, ale sam plik przygotuj w dwukrotnie większej rozdzielczości, żeby dobrze wyglądał na ekranach o wysokiej gęstości - przy zachowaniu wagi do około 30 KB. Formatów animowanych unikaj: część programów pokaże tylko pierwszą klatkę.
Technicznie tak, praktycznie to najgorsze możliwe rozwiązanie. Odbiorca nie skopiuje numeru telefonu ani adresu, wyszukiwarka w skrzynce nie znajdzie Twoich danych, czytniki ekranu nie odczytają nic poza opisem alternatywnym, a przy zablokowanych obrazach Twoja wiadomość kończy się bez żadnego kontaktu do Ciebie.
Tyle, ile potrzeba, by odbiorca mógł się z Tobą skontaktować i zweryfikować firmę: imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, telefon, adres strony oraz dane wymagane prawem dla Twojej formy działalności. Adresu e-mail nie musisz powtarzać - odbiorca ma go w nagłówku wiadomości. Cytaty motywacyjne, ikony pięciu serwisów społecznościowych i klauzule o poufności na pół ekranu tylko rozpraszają.
W typowej korespondencji handlowej niewielki - formuła doklejana automatycznie do wszystkich wiadomości nie tworzy zobowiązania po stronie odbiorcy, który jej nie zaakceptował. Jeśli branża lub polityka firmy tego wymaga, ogranicz ją do jednego zdania małą czcionką. Rozbudowana klauzula dłuższa od samej wiadomości wygląda nieprofesjonalnie.
Tak i to jedna z najbardziej opłacalnych drobnych optymalizacji. Pełny podpis z logo stosuj przy pierwszej wiadomości, a przy odpowiedziach w toczącym się wątku - skróconą wersję tekstową z imieniem i telefonem. Dzięki temu długa rozmowa nie zamienia się w ciąg powtórzonych logotypów, a wiadomości pozostają lekkie.
Wszystkie poradniki z kategorii: Domeny, DNS i poczta