Kolejność, która chroni archiwum: inwentaryzacja, kopia po IMAP, obniżony TTL, przełączenie MX i okno dosyłki - migracja poczty bez utraty wiadomości.
Przy migracji poczty istnieją tylko dwa realne ryzyka: utrata archiwum (gdy ktoś skasuje konto u starego dostawcy za wcześnie) oraz zgubienie wiadomości z okresu przejściowego (gdy rekordy DNS wskazują jeszcze stary serwer, a skrzynki już tam nie ma). Oba eliminuje jedna rzecz: właściwa kolejność działań, w której stare konta wyłącza się na samym końcu.
Poniżej pełna procedura, którą stosujemy przy migracjach klienckich: od inwentaryzacji skrzynek, przez kopiowanie wiadomości po IMAP i przełączenie rekordów MX, po okno dosyłki i listę kontrolną na koniec. Dodatkowo: co robić, gdy stary dostawca nie chce współpracować, i jak wygląda migracja, gdy hasła do skrzynek są nieznane.
Cała sztuka polega na tym, że przez pewien czas oba serwery działają równolegle. Stary nadal odbiera pocztę od nadawców, którzy nie wiedzą jeszcze o zmianie, nowy przyjmuje resztę - a Ty na koniec zbierasz z obu to samo archiwum. Nic nie ginie, bo nic nie zostało wyłączone przedwcześnie.
Najczęstszy błąd w migracjach robionych naprędce to odwrócona kolejność: najpierw przełączenie rekordów, potem kopiowanie. Wtedy przez kilka godzin wiadomości spływają na serwer, z którego już nikt nie zbiera poczty - i część z nich rzeczywiście przepada.
| Co spisać | Dlaczego to ważne |
|---|---|
| Wszystkie skrzynki, także zapomniane | faktury@, rekrutacja@ i biuro@ potrafią zniknąć z pamięci, ale nie z obiegu dokumentów |
| Aliasy i przekierowania | nie mają własnych danych, ale ich brak po migracji urywa korespondencję |
| Autorespondery i filtry | nie przenoszą się razem z wiadomościami - trzeba je odtworzyć ręcznie |
| Rozmiar każdej skrzynki | od tego zależy czas kopiowania: 20 GB to godziny, nie minuty |
| Hasła do skrzynek | potrzebne do kopiowania; brak hasła zmienia całą procedurę |
| Adresy, na które przychodzą faktury i powiadomienia | często wiszą przy usługach zewnętrznych, o których nikt nie pamięta |
Ten spis to również dobry moment na porządki. Skrzynek po byłych pracownikach zwykle nie trzeba przenosić - wystarczy zachować archiwum w pliku i odtworzyć adres jako alias przekierowujący do przełożonego.
Na nowym hostingu tworzysz identyczne adresy. Hasła mogą być inne - to dobra okazja, żeby wymienić te słabe i powtarzane. Na tym etapie stary serwer wciąż normalnie odbiera pocztę i dla świata nic się nie zmieniło; pracujesz całkowicie bezpiecznie.
Warto od razu ustawić limity skrzynek z zapasem oraz sprawdzić, czy nowy serwer ma poprawny certyfikat dla nazwy, której będą używać programy pocztowe - inaczej po przełączeniu użytkownicy zobaczą ostrzeżenia o niezaufanym połączeniu i uznają, że migracja się nie udała.
Standardem branżowym jest imapsync - narzędzie łączące się z obiema skrzynkami i przenoszące wiadomości z zachowaniem struktury folderów, statusów przeczytania i oryginalnych dat. Jego największa zaleta w migracjach: można je uruchamiać wielokrotnie, a kolejne przebiegi dosyłają wyłącznie nowe wiadomości. Dzięki temu długą, pierwszą synchronizację robisz spokojnie na kilka dni przed przełączeniem.
| Metoda | Kiedy stosować | Ograniczenia |
|---|---|---|
| imapsync | każda migracja od jednej do kilkudziesięciu skrzynek | wymaga haseł i dostępu IMAP po obu stronach |
| Thunderbird, przeciąganie folderów | pojedyncza mała skrzynka | ręczne, wolne, łatwo pominąć folder |
| Eksport do pliku i import | archiwizacja kont, które znikają | gubi część statusów i strukturę |
| Narzędzie migracyjne dostawcy | gdy nowy hosting je oferuje | zwykle działa tylko z wybranymi źródłami |
Praktyczna uwaga z naszych migracji: przy dużych skrzynkach pierwsze kopiowanie potrafi trwać kilkanaście godzin, a stary serwer często ogranicza liczbę równoczesnych połączeń IMAP. Kopiuj po kilka skrzynek naraz, a nie wszystkie jednocześnie - inaczej dostawca zacznie odrzucać połączenia i synchronizacja przerwie się w połowie.
Dzień przed przełączeniem obniż TTL rekordów DNS do 300 sekund - dzięki temu zmiana rozejdzie się w minutach, a nie w godzinach. Pamiętaj, że obniżenie TTL działa dopiero po wygaśnięciu poprzedniej, dłuższej wartości, więc robi się to z wyprzedzeniem (mechanizm tłumaczy tekst o propagacji DNS).
Następnie przełączasz rekord MX na nowy serwer i - to równie ważne - aktualizujesz wpisy uwierzytelniające: SPF musi wskazywać nowy serwer wysyłający, a DKIM wymaga klucza z nowego hostingu. Pominięcie tego kroku to najczęstsza przyczyna sytuacji, w której po migracji poczta przychodzi normalnie, ale wysyłane wiadomości zaczynają lądować w spamie (konfiguracja: SPF, DKIM i DMARC).
Przez kilka do kilkunastu godzin część serwerów nadawców będzie jeszcze dostarczać pocztę na stary adres. Dlatego starych skrzynek nie kasujemy - działają równolegle i spokojnie zbierają te opóźnione wiadomości.
Po 24-48 godzinach wykonujesz ostatni przebieg imapsync, który dosyła do nowych skrzynek wszystko, co w międzyczasie trafiło na stary serwer. Dopiero wtedy stary hosting można wyłączyć. Efekt: zero utraconych wiadomości i zero przerwy w odbieraniu poczty - użytkownicy zwykle w ogóle nie zauważają, że coś się wydarzyło.
Przy szczególnie ważnej korespondencji warto wydłużyć to okno do tygodnia. Koszt jest zerowy (stary hosting i tak jest opłacony do końca okresu), a spokój - duży.
Jeśli nazwa serwera się zmienia (na przykład z mail.starydostawca.pl na mail.twojadomena.pl), w telefonach i komputerach trzeba poprawić ustawienia kont. Gdy poczta była skonfigurowana przez własną domenę, często nie trzeba robić nic - adres serwera zostaje ten sam, zmienia się tylko to, dokąd prowadzi.
Przygotuj użytkownikom krótką instrukcję z nazwą serwera, portami i loginem; zaoszczędzi to dziesięć telefonów w dniu przełączenia. Komplet ustawień dla każdego programu zbiera przewodnik konfiguracja poczty w Outlooku, Thunderbirdzie i na telefonie.
| Problem | Rozwiązanie |
|---|---|
| Nie znasz haseł do starych skrzynek | zresetuj je w panelu starego dostawcy przed migracją; bez hasła kopiowanie po IMAP jest niemożliwe |
| Stary dostawca nie udostępnia IMAP | eksport skrzynek przez program pocztowy do plików, potem import na nowy serwer |
| Utracony dostęp do panelu domeny | odzyskaj go PRZED migracją - bez zmiany MX nie ma przenosin |
| Po przełączeniu wysyłka trafia do spamu | nieaktualny SPF lub brak DKIM na nowym serwerze |
| Program pyta o wyjątek certyfikatu | konto skonfigurowane nazwą serwera spoza certyfikatu - popraw na nazwę w domenie |
| Brakuje części folderów | w IMAP trzeba je zasubskrybować w programie pocztowym |
Nie chcesz robić tego samodzielnie? Przy przejściu do McProdukt migrujemy pocztę i stronę bezpłatnie - dokładnie według tej procedury, razem z oknem przejściowym. Szerszy obraz firmowej poczty daje przewodnik Poczta firmowa od A do Z.
Nie, jeśli skopiujesz je przed wyłączeniem starego konta. Wiadomości nie przenoszą się same razem z domeną - trzeba je fizycznie przekopiować ze starego serwera na nowy. Dlatego stare konto kasuje się na samym końcu, po potwierdzeniu, że wszystko dotarło.
Sama zmiana rekordów to minuty, ale całość rozkłada się zwykle na 2-3 dni: dzień na kopiowanie archiwum, przełączenie, potem doba na okno przejściowe i ostatnia dosyłka. Przy dużych skrzynkach (kilkanaście gigabajtów na konto) samo kopiowanie potrafi zająć noc.
Przy poprawnie przeprowadzonej migracji nie ma żadnej przerwy - przez okres przejściowy działają oba serwery, więc wiadomość trafia albo do jednego, albo do drugiego, a Ty i tak dostajesz wszystko. Przerwa pojawia się wyłącznie wtedy, gdy stare konto zostanie skasowane od razu po zmianie rekordów.
Nie, o ile domena pozostaje Twoja - a to podstawowy argument za posiadaniem własnej domeny. Zmienia się wyłącznie serwer, na którym stoi skrzynka. Klienci piszą pod ten sam adres i nie zauważają różnicy.
Tak - obie usługi udostępniają IMAP, więc procedura jest identyczna. Różnica dotyczy uwierzytelniania: przy kontach z logowaniem dwuskładnikowym trzeba wygenerować hasło aplikacji, bo zwykłe hasło nie zadziała przy połączeniu IMAP. Warto też pamiętać, że etykiety Gmaila przekładają się na foldery, więc wiadomość z kilkoma etykietami może pojawić się w kilku folderach.
Te dane nie przenoszą się razem z pocztą - trzeba je wyeksportować osobno, kalendarz do pliku ICS, kontakty do CSV lub vCard, a potem zaimportować w nowym miejscu. Zrób to przed wyłączeniem starego konta, bo po jego skasowaniu odzyskanie tych danych zwykle nie jest już możliwe.
Wszystkie poradniki z kategorii: Domeny, DNS i poczta